Bizonylatformák

Számla
Két féle számlakép közül választhatunk. A számlán megjelenő oszlopok, és azok szélességei a programból paraméterezhetőek. Elhelyezhető logo, webcím,
e-mailcím, telefon, az alap adatokon túlmenően. A program hamarosan alkalmas lesz a napjainkban egyre népszerűbb e-számla kiállítására is.

Stornó és helyesbítő számla
Sztornó számla abban az esetben alkalmazható, ha nem jött létre a vásárlás, vagy hibás adatok szerepelnek a bizonylat fejlécében.
Helyesbítő számlát abban az esetben alkalmazhatunk, ha a kiállított számlán szereplő árak nem megfelelőek.

Visszáru számla
Visszáru számlát abban az esetben alkalmazhatjuk, ha a korábban kiállított számla tételei közöl csak
bizonyos termékeket veszünk vissza a vásárlótól. A számlán mínuszos előjellel szerepelnek a visszavett
cikkek, és a megjegyzésben hivatkozás található az eredeti számla sorszámára.

Előleg számla
Az előleg számla funkció segítségével a nagyobb értékű megrendelésekre utalásos vagy készpénzes
előleget tudunk berögzíteni, amit a számla készítésekor a rendszer automatikusan megjelenít és
levon a fizetendő összegből.

Szállítólevél és árukísérő szállítólevél
Az árukísérő szállítólevél abban különbözik, csak a normál szállítólevéltől, hogy az nem befolyásolja
az árukészletet, csak a szállítás mellékleteként szolgál.

Proforma számla
A proforma számla, más néven díjbekérő számla nem adóügyi bizonylatként funkcionál. Az utalandó összeg
előzetes számlájaként használható. A proforma számlából később könnyen készíthetünk normál számlát,
a tételek ismételt beírása nélkül.

Gyűjtőszámla
A gyűjtőszámla funkciót olyan partnerek esetében alkalmazhatjuk, akik sok alkalommal több kis tételben vásárolnak
nálunk. A gyűjtőszámlák hónap végén, vagy tetszőleges időpontban csoportosan lezárhatóak és egy összesített
normál végszámla készíthető belőle.

Bizományi kihelyezés
Viszonteladó partnerek részére készíthető bizományi kihelyezés. A több alkalommal készített bizományi kihelyezést a
rendszer együttesen tartja nyilván. Elszámoláskor három művelet közül választhatunk (bizományban marad,
kiszámlázásra kerül, vagy raktárba visszahelyezés). Mindhárom műveletről nyomtatás készíthető.

Foglalás
A foglalás funkció leveszi a befoglalt terméket a készletről, és legközelebb mikor ugyan annak a partnernek írunk
számlát a rendszer automatikusan figyelmeztet az élő foglalásokra. A foglalások feldolgozásánál nem kell feltétlen
felhasználnunk a befoglalt tételeket, ha a vevő nem szeretné még elvinni azokat.

Szállítói visszáru
Szállítói visszáru esetében a beszerzést, azaz a készletet tudjuk csökkenteni a beszállítónak való visszaküldéssel.

árajánlat
Az árajánlat funkció nem módosítja a készletet, csupán megkönnyíti a munkánkat a későbbi megrendeléskori számlaíráshoz.

Fizetési felszólítás
Fizetési felszólítást könnyen tudunk készíteni a rendszer szűrőfeltételeinek segítségével. A szövegezést magunk szerkeszthetjük tetszés
szerint, valamint lehetőségünk van késedelmi kamat számítására is. A bizonylat nyomtatható PDF formátumban, mint sok más bizonylat is.

Blokk méretű és egyszerűsített számla
A számlák 7,5cm-es blokknyomtatóra is elkészíthetőek. Valamint egyszerűsített számla és szállítólevél is nyomtatható szintén ebben a méretben.

Tömeges számla készítés
A számlázó programban lehetőség van ugyan azt a terméket vagy szolgáltatást, előre kiválasztott partnereknek vagy csoportnak egyszerre kiszámlázni.

Termékek kezelése a számlázó programban

Termékek kezelése
A termékek paraméterezésére bőséges lehetőséget nyújt, az ArtSoft számlázó program. Az alap adatokon túlmenően (megnevezés, cikkszám, gyári szám, statisztikai szám, vonalkód, akciósság, webáruházba engedélyezés, részletes leírás, garancia idő, minimum-maximum mennyiség, mennyiségi egység, ÁFA tartalom, termékdíj, képnevek, kedvezménykategória) további 12 tetszőlegesen elnevezhető egyéni mező áll rendelkezésre a részletes jellemzők bevitelére.

A számlázó program az árképzésben is több lehetőségeket kínál. Az alap árak a listaár, internetes ár, és az akciós ár. Ezen kívül tetszőleges számú kedvezményszázalék hozzárendeléssel 10 féle viszonteladói árszint hozható létre.

A statisztikák és keresések megkönnyítése érdekében tetszőleges számban létrehozhatunk termékcsoportokat is,
amikhez hozzárendelhetjük a termékeket.

Adható kedvezmények
A termékekre előre beállítható kedvezmények adhatók. Ezeket a kedvezményeket a számlázó automatikusan
kiszámolja eladáskor. Darabszámra, csoportra, fizetési módra, szettekre. A kézpénz fizetési kedvezmény vevőnként
külön százalékkal is beállítható. Számla lezárásakor adható még végkedvezmény is az egész számlára.

Csoportos adatmódosítás
A programban lehetőség van a termékadatok csoportos módosítására is. Szűrök segítségével egyszerre megváltoztathatjuk
az ÁFA kulcsot, árakat, vagy számos más jellemzőt. Százalékosan emelhetjük vagy csökkenthetjük az árakat.

Saját felhasználás és selejtezés
Saját felhasználás minden cég esetében használatos művelet. A funkció segítségével leírhatjuk a raktárkészletről a saját részre elhasznált termékeket.
A selejtezés egy nyomtatással egybekötött általános funkció. A megfelelő ellenőr aláíró helyek feltüntetésével.

Termék rendelése
A termék rendelése funkció megkönnyíti a rendelés nyilvántartását a külső beszállítótól. A termékkeresők rendelés alatt oszlopa folyamatosan mutatja az érkező cikkek darabszámát. Termék rendelés Excel importfájlból is elkészíthető.

Utólagos költségleosztás beszerzéshez
A beszerzésekre későbbiekben érkező plusz költség (vám, szállítás, stb.) utólagosan leosztható automatikusan mennyiség, értek, vagy egyéb jellemző szerint.

Partnerek kezelése

Partnerhez rögzíthető adatok
A partnerhez külön rögzíthető számlázási, levelezési és szállítási cím is. Rögzíthető a honlap és levelezési cím is,
ami egy kattintással azonnal megnyitható, vagy e-mail küldhető. Ezeken túlmenően sok más paraméter is
megadható pl.: árkategória, készpénzes kedvezmény, átutalásos fizetés joga és napszáma, internetes azonosítók,
kapcsolattartók és azok elérhetőségei, stb. Létrehozhatunk tetszőleges számban partnercsoportokat is, ami a
későbbi statisztikákban lehet hasznos funkció.

Csoportos adatmódosítás
Hasonló módon, mint a termékeknél itt is van lehetőség csoportos adatmódosításra.

Kintlévőségek kezelése
A programban gyorsan rászűrhetünk a lejárt határidejű, ki nem fizetett számlákra. Ezen túlmenően, ha egy partnernek fizetési elmaradása van a számlázó program minden számlaírás megkezdésekor figyelmeztet.

Raktárak kezelése

Raktárak létrehozása
A számlázó rendszerben tetszőleges számú raktár hozható létre. Ez a funkció alkalmassá teszi a programot különböző telephelyeken
való gazdálkodásra is. A különböző raktárak felhasználói hozzáférési jogait a jogosultság kezelésben tudjuk szabályozni.
Az interneten keresztül összekapcsolt rendszerek esetén bárhonan nyomon tudjuk követni a különböző telephelyek
pillanatnyi pontos készletét.

Raktárközi mozgatás
Raktárközi mozgatással az áru a különböző telephelyek között könnyen és jól nyomon követhetően mozgatható.

Leltár készítése
A leltár funkció megmutatja a különböző raktárak pillanatnyi vagy egy megadott időpontban lekérdezett készletét
raktárankénti bontásban. A készletek értékét átlagár vagy tényleges beszerzési ár alapján is le tudjuk kérdezni.
A raktárak összértékét külön és összesítve is megmutatja a program.

Termékek raktári kiadása, gyáriszám kezelés és garanciajegy
A termékek eladása alkalmával szinkronban nyomtatható rakárjegy is. A raktári nyomtató helyét külön ki lehet választani (csak belső hálózaton). Ezzel a funkcióval a számla készítésével egyidejűleg nyomtatásra kerül a raktárban egy raktárjegy is, így az áru összekészítését azonnal meg tudják kezdeni a kollégák ezzel meggyorsítva az eladási folyamatot. Az összeszedett cikkek pontos kiadása érdekében vonalkód olvasó használatával a cikkeken végighaladva hozzárendelhetjük a termékek egyedi gyári számát is. Az utolsó cikk leolvasását követően a program kinyomtatja a termékek gyári számát is tartalmazó garanciajegyét. Az így hozzárendelt gyári számok segítségével később könnyen azonosíthatjuk a visszahozott garanciás termék valós származását.

Statisztikák az Artsofttal

Partner vásárlási statisztikái
A partner vásárlási statisztikái gyorsan és egyszerűen megtudható a számlázó program segítségével.
A vásárlások értékének megfelelően sorba rendezi a partnereket a vásárolt összeg értékének kiszámításával.
A lekérdezés feltételeit szűrők segítségével lehet pontosítani. A kapott eredményről diagramokat is készíthetünk.

Termék eladási adatai
Az egyes termékek fogyását, vásárlói összetételét ugyancsak könnyedén kinyerhetjük a
program segítségével. A partner és termékcsoportok, valamint az egyéb szűrők itt is alkalmazhatóak.

Haszon számítása
A haszon kiszámítása ugyancsak elérhető egy tetszőlegesen kiválasztott időszakra. A program kigyűjti
az összes bevételezést és az összes hozzá tartozó eladást, majd ezek különbségéből kiszámolja a forgalmat és a hasznot.

Pénztárak és pénznemek

Házipénztár
Tetszőleges számban tudunk létrehozni házipénztárakat. A készpénzes eladások alkalmával automatikusan elkészülnek a bevételi pénztárbizonylatok. Természetesen kézzel is rögzíthetünk kiadási, és bevételi bizonylatokat. A nap végén gyorsan és egyszerűen elkészíthető az aznapi időszaki pénztárjelentés.

Pénznemek kezelése
A számlázó program tetszőleges számú pénznemet tud kezelni. Alapban a Forinton kívül Dollár
és Euró van rögzítve. További pénznemek felvételéhez, csak a pénz nemzetközi jelöését és
egységét kell megadnunk, valamit beírni a nyitó összeget. Az eladások alkalmával a különböző
pénznemben befolyó összegek a megfelelő pénztárba kerülnek berögzítésre.

Árfolyamok frissítése
A számlázó programban használt pénznemek árfolyamértékeit a program képes minden
indítás alkalmával automatikusan lefrissíteni. A lefrissített árfolyamokat a számlázó program
jobb alsó sarkában folyamatosan nyomon követhetjük.

Bejövő számla kezelés
A pontosabb nyilvántartás érdekében, és a fizetési határidők nyomon követése miatt a bejövő számlák is
rögzíthetők a rendszerben. A készpénzes számlák automatikusan csökkentik a házipénztár összegét is.

Címletező
Nap végi kasszazárásnál segít ez a funkció, ahová beírhatjuk a különböző pénzcímletek darabszámát. A számlázó program egy pillanat alatt összesíti a pénzkészletet, és szükség esetén nyomtatást is készít róla.

További funkciók

Vonalkódok kezelése
A számlázó program a vonalkódokat több funkció megkönnyítésére is kezeli. A termék eladásakor a termék gyors beazonosítása érdekében. Bevételezéskor, a gyári számok beolvasásánál a beszállító későbbi azonosítása érdekében. A termék kiadásakor a számla és a gyári szám összekapcsolása érdekében, hogy később a meghibásodott termék sorozatszám alapján azonnal visszakereshető legyen. A számlázó kompatibilis a legtöbb vonalkódolvasó készülékkel.

Munkalap készítése
A munkalap olyan munkafolyamatok rögzítésére alkalmas, ahol a munka elvégzése során több alkalommal használnak fel alapanyagokat (cikkeket) és szintén több ciklusban kell elszámolni munkadíjat is. A munkalapra összegyűjtött termékek és munkaidők összessége képezi majd a számla tartalmát.

Szervizlap készítése
A szervizlap valamivel egyszerűbb funkciókkal rendelkezik. Az előre paraméterezett forma szövegei egyénileg szerkeszthetők. A forgalmazott és külsős javításra váró termékek nyilvántartására lett kifejlesztve.

Cikkszámok generálása
A számlázó tartalmaz egy beépített cikkszám generátort, ami az előre meghatározott termékcsoportok egyéni előtagját egészíti ki a soron következő szabad sorszámmal. Ezt a funkciót bevételezéskor tudjuk hasznosítani, hogy ne legyen keveredés a sorszámok kiosztásában és formailag is azonosak legyenek a kiadott azonosítók.

Minimum maximum készlet
A számlázó termékkeresőjében és számlázás közben a termékek leválogatásánál a készletek különböző színnel jelennek meg. A minimum készlet alatti termékek pirossal a maximum felettiek pedig kékkel. Természetesen egyéb szűrőfeltételek is rendelkezésre állnak az ilyen cikkek legyűjtésére, ami főként termék rendelésekor lehet hasznos.

Garancia kiterjesztés
A garancia kiterjesztés egyre gyakoribb funkció a tartós fogyasztási cikkek értékesítése esetén. Egy nagyobb értékű termékhez többlet garancia vásárolható. A program ezeket a funkciókat automatikusan kezeli, úgy, hogy előre beállíthatjuk milyen esetben mekkora felárat alkalmazzon eladáskor.

Címlista
A számlázó rendszerből szűrők segítségével könnyen készíthető Exceles címlista tetszőleges további felhasználásra.

Gyártott termék funkció
A számlázó program alkalmas több termék összeszerelésével, vagy összerendelésével, új terméket létrehozni. Az alapanyagok külön is eladhatóak, de amennyiben egy gyártott termék kerül értékesítésre a program csökkenteni fogja az összes összetevő darabszámát. A gyártott termék ára független az összetevő cikkek árától.

Szabadon paraméterezhető rendszer

ÁFA kulcs kezelése
A számlázó programban tetszőleges számú ÁFA kulcsot hozhatunk létre, és rendelhetjük hozzá a termékekhez, akár csoportosan is. Nincs szükség költséges, külső beavatkozásra a fejlesztők részéről.

Nyomtatók és vonalkódolvasók kezelése
A számlázó program Windows alapú .NET keretrendszeren működő rendszer. Kezel minden Windows kompatibilis helyi és hálózati nyomtatót, valamint vonalkódolvasót. A leolvasókat úgy kell egyénileg programozni, hogy a kód beolvasását követően entert üssenek. A legtöbb esetben ez az alapértelmezett beállítás a készülékeken.

Mennyiségi egység kezelése
A számlázó programba integrálva vannak a legáltalánosabban használt mennyiségi egységek, de természetesen felvehetők további tetszőleges elnevezések is.

Számlakinézet
A számlázó program két féle számlakinézetet tartalmaz. Egy keretes szerkezetűt (gyakrabban használt), valamint egy egyszerűbb vonalas formátumot. A két forma közül tetszőlegesen választhatunk. A bizonylatokon megjelenő oszlopok sorrendjét és szélességét egyénileg tudjuk beállítani, az előírások betartása mellett.

Számlanyelvek kezelése
A program 4 féle számlanyelvet tartalmaz. A számlanyelvek szerkeszthetőek (kivétel a Magyar), és további számlanyelvek vehetők fel. A számlanyelvek minden esetben a Magyar nyelv mellett jelennek meg másodnyelvként a nyomtatásokon.

Program személyre szabhatósága
A programban megjelenő ikonsor felhasználónkként egyénileg elrendezhető. Szinte minden fontos funkciónak van megfelelő ikon parancsa is. A számlázó többi részében megjelenő táblázatok nagy része szintén beállítható. A megjelenő listák hossza és rendezési elve szintén paraméterezhető. Ugyancsak minden felhasználóhoz és munkaállomáshoz külön elmenthetők a használni kívánt nyomtatók elérhetősége.

Felhasználói jogok kezelése
A számlázó program elérhető funkciói rendkívül részletesen korlátozhatóak. Több féle jogosultsági séma készíthető, amihez később hozzárendelhetjük a felhasználókat. A korlátozások kiterjednek az összes ikonra és menüpontra, ami a programban elérhető. A funkciókon kívül további tiltások alkalmazhatóak a különböző raktárakból történő értékesítésekre, beszerzési árak láthatóságára is.

Adatbázismentés és helyreállítás
Az adatbázismentés gyorsan és egyszerűen elvégezhető bármelyik munkaállomáson is. A leggyorsabban természetesen a szerveren készül el. A mentés minden adatot és beállítást tartalmaz, ami alkalmassá teszi a teljes rendszer gyors és egyszerű újbóli felépítését egy esetleges meghibásodás esetén.

Év végi zárás készítése
Az év végi zárás funkciót mindenki egyénileg végezheti el. Az év végén zárni nem kötelező, de nagy (több tízezres termék és számlapéldány) adatbázis esetén javasolt. A lezárt években átlépéssel lehet a későbbiekben is dolgozni. Az új évbe a program automatikusan átimportálja a termékeket és a partnereket a hozzájuk tartozó készlet és érték információkkal. Mivel ilyenkor még nem fűződik semmihez semmiféle művelet a partnerek és a 0db-os cikkek szabadon törölhetők a rendszerből. A zárást követőn az előző évből is készíthetünk sztornó számlát, de zárás előtt a szállítóleveleket rendezni kell.

Export - import kezelése
Igyekeztünk megkönnyíteni az adatok feltöltését és módosítását fájlfeltöltéssel. Számos adat feltölthető a mintafájlok alapján elrendezett Excel fájlokból (termékek, partnerek, beszerzések, rendelések, stb.) Ugyancsak hasznos funkció a termékadatok módosítása cikkszám alapján. Az eljárás hasonló mint a feltöltésnél, csak azzal a különbséggel, hogy itt elegendő csak azt az oszlopot szerepeltetni, amit szeretnénk módosítani.